ניהול חשבונות מאפשר לנו לקבל תמונת מצב פיננסית לגבי העסק שלנו. מהו תזרים המזומנים, כמה כסף זמין, כמה כסף חזוי להיכנס, כמה כסף יש לשלם מדי תקופה ומה הן חבויות המס. מעקב שוטף, רציף ויעיל לגבי ניהול החשבונות יכול להפיק יעילות כלכלית.
מה תפקידו של רואה חשבון?
באופן כללי, רואה חשבון אחראי על ייעול ההתנהלות הפיננסית. ובכן, הוא לא באמת אחראי על זה, הוא פשוט יכול לעזור בזה לאור כך שהוא יכול להיות במעקב אחר הדוחות והמיידעים השונים. רואה חשבון יכול לנהל את המעקב, לזהות מגמות ולייעץ כשצריך. הוא יכול לאסוף את המסמכים המתאימים ולערוך דוחות חודשיים ושנתיים, במידת הרלוונטיות כמו גם לייצג מול רשויות המס והביטוח הלאומי. מדובר כבר בפעולות די אנושיות שכנראה לא מכוסות במסגרת תוכנה להנהלת חשבונות.
על כן, רואה חשבון יכול להעניק הן הדרכה ותמיכה בכל הקשור לניווט בחוקי המס, מילוי והגשה של דוחות לרשויות המס, ייצוג שוטף ורלוונטי מול הרשויות, יעזור לנהל את ספרי החשבונות ולהגיש את מה שצריך בזמן ובדיוק, יעזור לתכנן מס תקופתי, יתמוך בבהירות ובדרכי ניהול לתזרימי מזומנים, יספק עדכונים שוטפים בתחומי האחריות שלו, ויאפשר אינסוף היבטים מקצועיים הקשורים לייעול ההתנהלות הפיננסית (בהתאם לרמת הניסיון וההבנה שלו בתחום). החיסרון היחידי הוא גם היתרון – וזה המחיר והמנעד. מדובר בחיסרון שהוא גם יתרון, כיוון שאמנם אנחנו משלמים כסף, אך אנו מבצעים השקעה. ואם היא משתלמת, הרי זה יתרון. והמנעד יכול להוות יתרון, כיוון שיש לנו רואי חשבון טובים יותר או פחות – על כן איך נדע שאנחנו בוחרים בטוב ביותר? עצם זה שמצאנו את המתאים לנו, יכול להוות הצלחה ולהפוך, לפיכך ליתרון.
מה הערך של תוכנה להנהלת חשבונות?
לאור האמור לעיל, ייתכן שאנחנו באמת לא צריכים רואי חשבון. הסיבה לכך שתוכנה להנהלת חשבונות, יכולה לעשות הרבה מהפעולות לבדה – בייחוד אם מדובר בהנהלת חשבונות צדית, שיכולה להיות פשוטה משמעותית מזו הכפולה וניתן לבצע אותה גם ללא הכשרות מעמיקות במיוחד. התוכנה יכולה לאפשר לבעל העסק לזהות את המצב הפיננסי הנוכחי בעסק ולקבל מודעות מסוימת למאזנים הקיימים. ובאם הוא יודע לנתח את הנתונים הרי שזה יכול להיות שימושי במיוחד לייעול ההתנהלות הפיננסית שלו. על כן, עליו להחזיק במיומנויות שבמקרה רגיל, רואה חשבון, היה מייעץ ומדריך בעבורן.
תוכנה להנהלת חשבונות, מנגד אחראית על העלאת מסמכים, דוחות ונתונים המאפשרים עדכון מלאי, להפיק גרפים, לשלוח מסמכים, להפיק דוחות, לתמוך בניהול תקציב. היא יכולה להיות דיי פרקטית ומהירה ועם זאת היא כנראה לא תספק ייעוץ אנושי, רעיונות יצירתיים ולא בהכרח תדע להביא עצה מדויקת לתוך הקשר אנושי. אלא אם כן הטכנולוגיה ממש תשתדרג בהמשך. על כן, היתרון הוא היכולת לגשת לתוכנה בזמינות איתנה וגבוהה, מתי שרק רוצים, ועוד ללא עלות (מעבר לעלות הראשונית, ולחשבונות החשמל וכו'). בעוד החיסרון הוא שאין "מענה אנושי".
למי מתאים יותר מה: תוכנה להנהלת חשבונות או רואה חשבון
אם נרצה לבצע השוואה בין רואה חשבון לבין תוכנת הנהלת חשבונות הרי שרואה חשבון הוא אנושי, ותוכנה היא ממוחשבת. רואה חשבון הוא שותף בתהליך, בעוד שהתוכנה היא כלי עם מודעות מוגבלת יותר (למיטב ידיעתנו). לרואה חשבון יש ידע מקיף ומתעדכן על חוקי מס בעוד שלתוכנה יש ידע שמתוכנת לתוכה, בהתאם לידע של המתכנתים ובהתאם לגרסה הנוכחית של מאגרי המידע שלה. מה גם שהיא כנראה לא תהיה אינטואיטיבית כמו רואה חשבון, ביכולת שלה לנתח איפה בעל העסק לא מבין דבר מה ופשוט לשקף ולשים על השולחן באופן ברור וישיר. (אם כי זה כנראה תלוי בתוכנה וביעילות השימוש בה).
נוסף על כך, תוכנה להנהלת חשבונות יכולה לתת עדכונים על בסיס אלגוריתמים ו/או ביקוש, בעוד שרואה חשבון יכול לעשות זאת באופן שוטף או נקודתי לפי הקשר. בעוד שתוכנה יכולה להיות זמינה בכל רגע, רואה חשבון הוא ישות עצמאית ועל פי כן הזמינות שלו מוגבלת יותר. על כן, מי שרוצה לקבל מענה אנושי וסיוע בתוך הקשר אנושי יכול לבחור בשירותיו של רואה חשבון, ומי שפשוט רוצה גישה לניהול רשומות ומיידעים כלליים יכול לבחור בתוכנה להנהלת חשבונות.